Dữ liệu ứng viên: lưu ở đâu, mang đi thế nào, xóa ra sao

Mỗi không gian làm việc chọn nơi lưu ở tab Lưu trữ trong Cài đặt không gian làm việc. Kho lưu trữ TalentsGrid là mặc định, không cần thiết lập gì. Nếu bạn kết nối Google Drive của mình, CV sẽ lưu vào Drive. TalentsGrid chỉ xin Google quyền drive.file, nghĩa là chỉ thấy những tệp do TalentsGrid tạo ra, không thấy phần còn lại trong Drive của bạn.

Mọi phiên bản CV đã tải lên đều được giữ trên hồ sơ ứng viên. Bạn ngắt kết nối Google Drive hoặc Google Sheets lúc nào cũng được; khi không còn kết nối nào khác dùng chung quyền truy cập đó, TalentsGrid thu hồi luôn quyền truy cập Google của mình. Token kết nối Google và khóa AI được mã hóa AES-256.

Xóa một ứng viên là xóa hồ sơ, các hồ sơ ứng tuyển và mọi tệp CV của người đó trong Kho lưu trữ TalentsGrid. Tệp CV trên Google Drive của bạn vẫn nằm trong Drive, TalentsGrid chỉ xóa bản ghi của mình về các tệp đó. Trong nhật ký AI, các dòng về ứng viên này giữ lại chi phí và model, còn đoạn văn bản thì bị gỡ.

Ở tab Lưu trữ trong Cài đặt không gian làm việc, mục "Xóa ứng viên không trúng tuyển", bạn đánh dấu "Tự động xóa" và chọn "Xóa sau" 6, 12 hoặc 24 tháng (chọn sẵn 12 tháng). Tính năng này tắt sẵn, chỉ chủ sở hữu hoặc Quản trị viên đổi được. Một ứng viên bị xóa khi mọi hồ sơ ứng tuyển của họ đã bị từ chối hoặc đã rút (hoặc không có hồ sơ nào), họ không được đánh dấu đã tuyển, và không có gì về họ thay đổi trong suốt khoảng thời gian đó: hồ sơ, CV, hồ sơ ứng tuyển, bình luận, dòng thời gian, hồ sơ nộp qua trang việc làm, buổi phỏng vấn, phiếu đánh giá, đánh giá hồ sơ, email tiếp cận. Màn hình cho biết lần chạy tới sẽ xóa bao nhiêu ứng viên. Việc kiểm tra chạy mỗi ngày một lần, lần chạy nào có xóa ứng viên thì được ghi vào nhật ký hoạt động, và ứng viên đã xóa không khôi phục được.

Người tạo không gian làm việc có thể xóa nó, gồm vị trí, ứng viên, CV trong Kho lưu trữ TalentsGrid, email tiếp cận, lịch phỏng vấn và cài đặt. Ai cũng tự xóa được tài khoản của mình trong phần cài đặt tài khoản. Bản sao lưu cơ sở dữ liệu chạy mỗi đêm và được giữ 14 ngày, nên dữ liệu đã xóa sẽ hết hẳn khỏi bản sao lưu trong vòng 14 ngày.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026; trước đó, khung chính là Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Điều 25 của Luật nói về tuyển dụng (xem văn bản Điều 25). Bên tuyển dụng chỉ được yêu cầu những thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, việc xử lý phải được người dự tuyển đồng ý, và phải xóa, hủy thông tin người dự tuyển đã cung cấp nếu không tuyển, trừ khi có thỏa thuận khác.

Với headhunter, điều này chạm vào thói quen giữ CV ứng viên trượt để dùng cho vị trí sau. Nếu muốn giữ, hãy hỏi ứng viên và ghi lại sự đồng ý đó. Nếu không, tính năng tự động xóa ứng viên không tuyển và thao tác xóa ứng viên kèm CV giúp bạn làm việc này mà không phải nhớ.

Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. TalentsGrid cho bạn công cụ chọn nơi lưu, xuất và xóa dữ liệu; quy trình của bạn có đúng luật hay không là việc bạn và luật sư của bạn quyết định.