Os dados dos seus candidatos: onde ficam, como levar e como excluir

Cada workspace escolhe o armazenamento na aba Armazenamento das configurações do workspace. O armazenamento do TalentsGrid é o padrão e não exige configuração. Se você conectar o seu próprio Google Drive, os currículos vão para o seu Drive. O TalentsGrid pede ao Google só a permissão drive.file, que deixa ver apenas os arquivos que o próprio TalentsGrid cria, e não o resto do seu Drive.

Todas as versões enviadas de um currículo ficam no perfil do candidato. Você pode desconectar o Google Drive ou as Planilhas Google a qualquer momento, e a desconexão revoga o acesso do TalentsGrid ao Google quando nenhuma outra conexão usa esse acesso. Os tokens de conexão com o Google e as chaves de IA são criptografados com AES-256.

Excluir um candidato exclui o perfil, as candidaturas e todos os currículos dele guardados no armazenamento do TalentsGrid. Os currículos que estão no seu Google Drive continuam no seu Drive: o TalentsGrid exclui só os registros que tem desses arquivos. No registro de atividades da IA, as entradas sobre esse candidato mantêm custo e modelo, e os trechos de texto são removidos.

Na aba Armazenamento das configurações do workspace, em "Excluir candidatos que você não contratou", marque "Excluir automaticamente" e escolha em "Excluir depois de" 6, 12 ou 24 meses (12 já vem selecionado). Ela vem desligada, e só o proprietário ou um Admin pode mudar. Um candidato é excluído quando todas as candidaturas dele foram reprovadas ou retiradas (ou ele não tem nenhuma), ele não está marcado como contratado e nada sobre ele mudou durante todo o período: perfil, currículos, candidaturas, comentários, histórico, candidaturas do portal de vagas, entrevistas, fichas de avaliação, avaliações e abordagens. A tela mostra quantos candidatos a próxima execução vai excluir. A verificação roda uma vez por dia, cada execução que exclui candidatos fica no histórico de atividade do workspace, e um candidato excluído não pode ser recuperado.

Quem criou o workspace pode excluí-lo, com vagas, candidatos, currículos no armazenamento do TalentsGrid, abordagens, entrevistas e configurações. Qualquer pessoa exclui a própria conta nas configurações da conta. Os backups do banco de dados são feitos toda noite e guardados por 14 dias, então o que foi excluído sai dos backups em até 14 dias.

A Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018 (texto no Planalto), vale para os dados de um currículo. Alguns artigos que tocam a rotina de quem recruta:

• Art. 7º: o tratamento de dados pessoais só pode ser feito numa das hipóteses da lei, e o consentimento do titular é uma delas.
• Arts. 15 e 16: o tratamento termina quando a finalidade é alcançada ou os dados deixam de ser necessários, e depois disso os dados devem ser eliminados, salvo as exceções da lei.
• Art. 18: o titular pode pedir a eliminação dos dados tratados com o seu consentimento.

Para um banco de talentos, isso quer dizer: peça o consentimento do candidato para guardar o currículo para outras vagas e registre esse consentimento. Sem ele, a exclusão automática de candidatos não contratados e a exclusão do candidato com os currículos ajudam a não deixar currículo esquecido no sistema.

Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico. O TalentsGrid oferece a escolha do armazenamento, a exportação e a exclusão; se o seu processo está de acordo com a LGPD é uma decisão sua e de quem assessora você juridicamente.