Data kandidat Anda: disimpan di mana, dibawa bagaimana, dihapus bagaimana

Setiap workspace memilih penyimpanannya di tab Penyimpanan pada pengaturan workspace. Penyimpanan TalentsGrid adalah pilihan bawaan dan tidak perlu disiapkan. Kalau Anda menghubungkan Google Drive sendiri, file CV masuk ke Drive Anda. TalentsGrid hanya meminta izin drive.file dari Google, jadi TalentsGrid hanya melihat file yang dibuatnya sendiri, bukan isi Drive Anda yang lain.

Setiap versi CV yang pernah diunggah tetap tersimpan di profil kandidat. Google Drive atau Google Sheets bisa diputus kapan saja, dan saat diputus TalentsGrid mencabut akses Google-nya jika tidak ada koneksi lain yang masih memakainya. Token koneksi Google dan kunci AI dienkripsi dengan AES-256.

Menghapus kandidat berarti menghapus profilnya, lamarannya, dan semua file CV-nya di penyimpanan TalentsGrid. File CV di Google Drive Anda tetap ada di Drive; TalentsGrid hanya menghapus catatannya tentang file itu. Di riwayat aktivitas AI, catatan tentang kandidat itu tetap menyimpan biaya dan modelnya, sedangkan potongan teksnya dihapus.

Di tab Penyimpanan pada pengaturan workspace, bagian "Hapus kandidat yang tidak diterima", centang "Hapus otomatis" lalu pilih "Hapus setelah" 6, 12, atau 24 bulan (12 bulan sudah terpilih). Pengaturan ini nonaktif sejak awal dan hanya bisa diubah pemilik atau Admin. Kandidat dihapus jika semua lamarannya ditolak atau ditarik (atau tidak punya lamaran), ia tidak ditandai diterima, dan tidak ada perubahan apa pun tentang dirinya selama jangka waktu itu: profil, CV, lamaran, komentar, riwayat aktivitas, lamaran dari job board, jadwal interview, lembar penilaian, review, dan outreach. Layar menunjukkan berapa kandidat yang akan terhapus pada proses berikutnya. Pengecekan berjalan sekali sehari, setiap proses yang menghapus kandidat tercatat di riwayat aktivitas workspace, dan kandidat yang sudah dihapus tidak bisa dikembalikan.

Orang yang membuat workspace bisa menghapusnya, beserta lowongan, kandidat, CV di penyimpanan TalentsGrid, outreach, jadwal interview, dan pengaturannya. Setiap orang bisa menghapus akunnya sendiri dari pengaturan akun. Cadangan database dibuat setiap malam dan disimpan 14 hari, jadi data yang sudah dihapus hilang dari cadangan paling lambat 14 hari kemudian.

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) diundangkan pada 17 Oktober 2022, dengan masa penyesuaian 2 tahun (Pasal 74) yang berakhir Oktober 2024 (teks resmi di JDIH Komdigi). Beberapa pasal yang langsung menyentuh pekerjaan rekruter:

• Pasal 20: pemrosesan data pribadi harus punya dasar, salah satunya persetujuan yang sah secara eksplisit dari pemilik data untuk tujuan tertentu.
• Pasal 8: pemilik data berhak mengakhiri pemrosesan dan meminta datanya dihapus atau dimusnahkan.
• Pasal 43: pengendali data wajib menghapus data pribadi jika tidak lagi diperlukan untuk tujuan pemrosesannya, jika persetujuan ditarik, atau jika pemilik data memintanya.

Bagi headhunter, artinya CV kandidat yang tidak lolos sebaiknya tidak disimpan tanpa batas waktu. Kalau ingin menyimpannya untuk lowongan lain, minta persetujuan kandidat dan catat. Kalau tidak, penghapusan otomatis kandidat yang tidak direkrut dan penghapusan kandidat beserta CV-nya membantu Anda menjalankannya tanpa harus mengingat-ingat.

Ini informasi umum, bukan nasihat hukum. TalentsGrid menyediakan pilihan penyimpanan, ekspor, dan alat penghapusan; apakah proses Anda sudah sesuai UU PDP adalah keputusan Anda dan penasihat hukum Anda.